Job Specifications
A la direction relation usagers - vie citoyenne
Délai de recevabilité : 12/12/2025.
Descriptif
Missions
Placé-e sous l’autorité de la responsable du site funéraire, l'assistant-e assistera la gestionnaire du site funéraire sur certaines missions du cimetière métropolitain géré en régie ainsi que sur certaines missions du crématorium géré en délégation de service public.
L’agent-e assurera l’accueil des familles et des professionnels, la gestion des concessions (vente, renouvellement, rétrocession…) et particpera au bon déroulement des opérations funéraires en garantissant le respect de la législation funéraire.
Il/elle assurera le suivi administratif des concessions, la rédaction des courriers, la gestion des fournitures et besoins du site funéraire.
Il/elle assurera le bon fonctionnement du site funéraire en lien avec les agents techniques du cimetière, l’équipe du crématorium, les partenaires et prestataires (pompes funèbres, marbriers, entreprises d’espaces verts…) et la responsable du site.
Activités
Missions principales
Accueil du public, des familles, des professionnels et des prestataires :
Accueillir et renseigner les familles, les professionnels (pompes funèbres, marbriers…) et prestataires (espaces verts, techniciens…). Accueil physique et téléphonique.
Participer à la vente de concessions et au suivi des dossiers et des concessions (renouvellements, abandons, conversions, rétrocessions, reprises administratives)
Suivi Des Opérations Funéraires
Veiller au bon déroulement des opérations funéraires (inhumations, exhumations, dispersions…) et garantir la bonne application de la réglementation funéraire
Gérer le suivi administratif des opérations funéraires (dossier papier et logiciel métier Elabor)
Suivi Administratif Des Concessions
Assurer le suivi des renouvellements des concessions, préparer les courriers de renouvellements
Rechercher les concessionnaires et ayants-droit
Préparer les conversions de durée des concessions sollicitées par les familles
Effectuer le suivi des reprises administratives
Rédiger les arrêtés de vente, de renouvellements ou de conversion des concessions
Assurer le suivi des arrêtés via les logiciels X.Bus (signature élu) et X.Acte (contrôle de légalité) en lien avec le service Assemblées et rédiger les notifications
Saisir et mettre à jour, dans le logiciel métier, les opérations concernant les concessions (travaux, inhumations, dépôt d’urne, exhumation, retrait d’urne …)
Classer et archiver les dossiers
Gestion Des Fournitures Et Besoins Du Site
Assurer la gestion des stocks
Gérer la commande de fournitures de bureau, de matériel technique et d’équipements pour les agents
Saisir les demandes d’intervention en interne
Solliciter des devis auprès d’entreprises pour le cimetière ou le crématorium
Effectuer le suivi du courrier
Gestion Du Site Funéraire
Suivre l’exécution du budget du cimetière et du crématorium en lien avec la responsable pour valider des factures voire réaliser des opérations pour ordonner des virements, des bons de commande et des engagements en l’absence de la gestionnaire du site via Grand Angle en lien avec les comptables du service Finance
Réaliser les statistiques mensuelles de l’activité du cimetière et du crématorium et l’inventaire mensuel des concessions et participer à la rédaction du rapport d’activité annuel
Gérer les demandes de vente de fleurs pour la Toussaint (enregistrement des demandes, suivi des professionnels et de la facturation en lien avec le service Finance)
Assurer le suivi de la régie des recettes du cimetière en tant que mandataire suppléant
Missions secondaires
Effectuer l'ouverture et la fermeture du site en l’absence des agents techniques gardiens de cimetière
Surveiller les opérations funéraires (inhumations, dépôts d’urne, exhumations, retraits d’urnes, dispersions) en l’absence ou en complément des gardiens de cimetière
Veiller à la propreté et à la sécurité du site
Profil
Autonomie, sens du travail en équipe et en partenariat, grande rigueur professionnelle et bonnes qualités relationnelles
Savoir adapter son discours et son comportement aux publics et aux situations
Être polyvalent pour gérer l’administratif, le technique et les publics (familles, professionnels, prestataires…)
Savoir prioriser les tâches et faire face aux urgences, capacité d’adaptation et d’organisation
Faire preuve d’écoute et de discrétion professionnelle
Disponibilité et sens du service public
Être respectueux du deuil frappant les familles et savoir rester neutre dans les situations de conflit familial
Capacité à travailler dans le secteur funéraire (opérations funéraires, relations avec les familles endeuillées...)
Connaissances Techniques
Maîtrise de l’outil informatique (Word, OpenOffice, LibreOffice Excel, Outlook, Teams…)
Connaître la législation funéraire ou suivre une formation adaptée
Gérer les outils Muse ; AWS ; Grand Angle ; X.Bus et X.Acte
Permis B obligatoire
Localisation
Conditions
About the Company
Dijon, ville et métropole
Capitale de la région Bourgogne Franche-Comté, Dijon, 163 000 habitants, est une ville étudiante et dynamique, dotée de nombreux équipements structurants au cœur d’une métropole de 260 000 habitants en plein développement.
Agir pour renforcer la solidarité et le vivre-ensemble, participer à faire rayonner notre territoire ou s’engager dans la transition écologique vous motivent ?
En intégrant la ville, la métropole ou le CCAS, vous rejoindrez à la fois une ville pionnière sur la transition éc...
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